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Ce que dit la CNIL sur la géolocalisation en entreprise

 

 

Vous trouverez-ci dessous la recommandation de la CNIL parue au journal officiel le 3 mai 2006 concernant l'utilisation de systèmes de géolocalisation sur les véhicules d'entreprise. Nos systèmes easyFleet et easyTime sont bien sûr conformes à ces recommandations.



Géolocalisation des véhicules des employés (Norme simplifiée n° 51)

 

Thèmes

Gestion du personnel, ressources humaines


Résumé

La norme simplifiée n°51 permet de simplifier la déclaration des dispositifs de géolocalisation installés par les organismes publics ou privés dans les véhicules mis à disposition de leurs employés, qu’il faut distinguer des appareils de contrôle utilisés dans le domaine du transport routier.
Le traitement doit avoir pour objet d’assurer le respect d’une obligation légale ou réglementaire, le suivi et la facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services, la sécurité de l’employé, des marchandises ou du véhicule, une meilleure allocation des moyens. Il peut avoir pour finalité accessoire le suivi du temps de travail. La norme prévoit que seules peuvent être enregistrées les données relatives à l’identification de l’employé, à ses déplacements et à l’utilisation du véhicule, à l’exclusion de toute information sur les dépassements de limitation de vitesse.
La durée de conservation est de deux mois et peut être étendue à un an dans certains cas. L’information des instances représentatives du personnel et des employés doit être préalable à la mise en place du dispositif.


Responsable du traitement

Employeurs (organismes publics ou privés).


Objectif(s) poursuivi(s) [Finalité(s)]

  • Respect d’une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.
  • Suivi et facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule
  • Sûreté ou sécurité de l’employé lui-même ou des marchandises ou véhicules dont il a la charge
  • Meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence.
  • Suivi du temps de travail, lorsque ce suivi ne peut être réalisé par d’autres moyens.


Utilisation(s) exclue(s)

Contrôles dans le domaine du transport par route (chronotachygraphes).


Données concernées

  • Identification de l'employé : nom, prénom, coordonnées professionnelles, matricule interne, numéro de plaque d'immatriculation du véhicule.
  • Données relatives aux déplacements des employés : données de localisation issues de l'utilisation d'un dispositif de géolocalisation, historique des déplacements effectués.
  • Données complémentaires associées à l'utilisation du véhicule : vitesse de circulation du véhicule, nombre de kilomètres parcourus, durées d'utilisation du véhicule, temps de conduite, nombre d'arrêts.


Données exclues

Le traitement de la vitesse maximale sauf si une législation particulière le permet.


Durée de conservation

En principe, 2 mois. Elles peuvent être conservées pour une période supérieure à deux mois :

  • Si une réglementation spécifique le prévoit
  • Si une telle conservation est rendue nécessaire à des fins de preuve de l'exécution d'une prestation, lorsqu'il n'est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Dans ce cas, la durée de conservation est fixée à un an, cette durée ne faisant pas obstacle à une conservation supérieure en cas de contestation des prestations effectuées.
  • Si la conservation est effectuée pour conserver un historique des déplacements à des fins d'optimisation des tournées, pour une durée maximale d'un an. Dans le cadre du suivi du temps de travail, seules les données relatives aux horaires effectués peuvent être conservées pendant une durée de cinq ans.


Destinataires des données

Peuvent seules être destinataires des données, les personnes qui coordonnent, planifient ou suivent les interventions, celles qui sont chargées de la sécurité des biens transportés ou des personnes ou, le cas échéant, le responsable des ressources humaines.


Informations des personnes (droits)

L'information et la consultation des instances représentatives du personnel doivent être effectuées avant la mise en œuvre du dispositif.
L'information individuelle des employés doit avoir lieu avant l'installation du système.
Elle porte sur la finalité du traitement, les catégories de données de localisation traitées, la durée de conservation des données de géolocalisation les concernant, les destinataires des données, l'existence d'un droit d'accès et de rectification et d'un droit d'opposition et leurs modalités d'exercice.
Les employés doivent avoir la possibilité de désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules à l'issue de leur temps de travail lorsque ces véhicules peuvent être utilisés à des fins privées.
Les employés investis d'un mandat électif ou syndical ne doivent pas être l'objet d'une opération de géolocalisation lorsqu'ils agissent dans le cadre de l'exercice de leur mandat.


Sécurité

L'accès aux données de géolocalisation s'effectue par un identifiant et un mot de passe régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d'authentification.


Transfert hors UE

NON